Cas d'usage

Comment utiliser Board comme outil de gestion de projet pour initier le changement au sein de l’équipe

Un Template prêt à l'emploi pour commencer à travailler en équipe dès maintenant

PRO

Niveau
Présentiel
À distance
Temps de lecture :
min.

Creativity manager au sein de la société de conseil Abylon, Julien anime à distance des workshops d'intelligence collective grâce à SpeedBoat, une méthode Agile et véritable outil d'amélioration continue. En 30 minutes, une cinquantaine de personnes, spécialisées dans l'IT, partagent leur vision et leurs idées avec la métaphore du bateau. Avec Board, Julien recueille facilement du feedback et identifie rapidement des actions à mettre en place. 

Notre volonté, c'est de développer la culture collaborative chez nos clients et en fait ce n'est pas compliqué, il suffit d'ouvrir un Board Klaxoon !
Julien Gouëllo

Comment permettre aux collectivités territoriales de moderniser leur approche du management en les incitant à adopter un management plus agile ? C’est la question que se pose Julien, Creativity Manager, qui utilise Klaxoon comme outil de gestion de projet et d’organisation de workshop pour inviter ces collectivités territoriales à se questionner sur leur dynamique de groupe.

Objectif : moderniser un management classique et le rendre plus agile

Julien Gouëllo est Creativity Manager pour un cabinet de conseil. Son objectif est d’accompagner les collectivités territoriales dans la réalisation de leurs projets d’innovation. Au sein de son entreprise, il stimule donc toutes les équipes, aussi bien côté client qu’en interne, et les initie à de nouvelles méthodes agiles qui décuplent leur efficacité.

En grand fan des méthodes agiles donc, Julien cherche alors un moyen de partager certaines idées et de leur donner une visibilité accrue, pour faciliter la formation de tous les collaborateurs à ces nouvelles méthodes.

C’est notamment le cas lorsqu’à la rentrée 2020, il assiste un comité de pilotage qui souhaite moderniser sa façon de procéder, notamment en quittant un mode de gestion et de management très classique et vertical.

Julien met donc en place un atelier agile qui permet à l’équipe de se poser les bonnes questions et d’identifier les forces et les faiblesses de l’équipe. Pour ce faire, il utilise Klaxoon et son outil Board, qui lui permettent de mettre en place cet atelier agile à distance !

Board comme outil de gestion de projet et d’organisation de workshop

Le but de Julien est à la fois d’animer cet atelier à distance, tout en améliorant la participation : il souhaite que tous les participants soient vraiment acteurs de ces temps de travail en équipe, pour en améliorer les effets.

Notre volonté, c'est de développer la culture collaborative chez nos clients et en fait ce n'est pas compliqué, il suffit d'ouvrir un Board Klaxoon !

Julien lance donc un Board, et applique dessus un template : le Speedboat. Il va en effet se servir de la métaphore du bateau pour identifier les forces et les faiblesses que connaît l’équipe qu’il coache.

Précisément, il organise un workshop en 3 étapes.

La première étape consiste en un exercice de brainstorming pendant lequel les participants vont devoir identifier plusieurs axes dans leur dynamique de groupe :

●     les forces, représentées par le vent,

●     les irritants et donc la raison de cette volonté de s’améliorer : ce sont les ancres,

●     les problèmes majeurs qu’il faut chercher à dompter et à contourner : ce sont les contre-courants,

●     les défis, représentés par les récifs.

Grâce au management visuel, qui permet de représenter la métaphore du bateau et de clarifier les idées, ainsi qu’à la participation avancée des membres de l’équipe, cette étape est réalisée en seulement 1 heure ! Chaque participant partage ses idées en suivant un code couleur prédéfini selon le type d’information partagée : les idées viennent donc de toute l’équipe, mais sans rendre le Board brouillon !

Atelier Agile avec le template Speedoat | Klaxoon

La seconde étape sert à pousser la réflexion plus loin, cette fois de façon asynchrone.

Julien commence par classer les idées selon des catégories : il s’agit de dimensions qu’il peut donner aux idées du Board pour mieux les ranger. Il lie ainsi les idées entre elles et identifie des catégories d’idées qui n’ont pas été explorées. Il s’assure ainsi que toutes les possibilités ont été étudiées par les participants pour que cette session de travail soit plus efficace que jamais.

Pendant ce temps, il demande aux participants de réfléchir à des actions concrètes qui peuvent être mises en place rapidement pour initier des changements positifs au plus vite. Pour ce faire, les participants se valorisent puisque pour répondre, ils mettent en avant leurs propres compétences, leurs savoir-faire personnels et en tant qu’équipe.

Ces actions concrètes, les participants vont les initier durant toute une semaine, et cela jusqu’à l’étape suivante.

La semaine suivante, la troisième étape de ce workshop prend place : il s’agit de faire le reporting de la session de la semaine précédente ainsi que des actions mises en place durant la semaine : le but ici est de bâtir une stratégie et un plan d’action concret, avec des objectifs réalisables.

Résultats : un gain de temps sans pareil et une équipe plus soudée et agile !

Pour Julien, organiser ce workshop en utilisant l’outil de gestion de projet Board est une très bonne idée !

Concrètement, il apprécie énormément le fait que ce sont les équipes elles-mêmes qui en viennent à définir leurs propres limites, problèmes, peurs, mais aussi leurs propres points forts et ce qui va les aider à surmonter les difficultés qu’ils rencontrent.

Par ailleurs, quand il s’en sert comme outil de gestion de projet, Julien gagne beaucoup de temps avec Klaxoon et Board. En effet, la mise en place du Board est très simple, et toujours rapide avec la possibilité d’installer un template issu de la bibliothèque de templates si besoin. Pour les projets qui demandent la création d'un board sur-mesure, pas de problème : les nombreux outils de Klaxoon Board permettent de préparer un Board adapté à n’importe quelle occasion et pour répondre à tous vos besoins spécifiques.

Mettre en place rapidement des solutions | Klaxoon

Julien apprécie aussi la qualité du reporting : comme tous les participants travaillent sur le même Board connecté, le reporting est très facile. Il suffit d’un clic pour exporter le Board et ainsi obtenir un condensé de toutes les informations diffusées sur celui-ci. Cette fonctionnalité fait de Board un super outil de gestion de projet, qui permet de partager les avancées d'un workshop à la hiérarchie, mais aussi aux participants eux-mêmes.

Cela dit, les participants peuvent toujours garder l’accès au Board, qui devient dès lors un espace évolutif, où chacun vient ajouter au fur et à mesure ses propres informations.

Enfin, Julien apprécie le fait que seul Klaxoon permet d’organiser des workshops aussi bien synchrones qu’asynchrones. Alors même qu’en présentiel, cela serait difficile à réaliser, le management visuel clair, les fonctionnalités de vote, de sondage, permettent à Board de gérer efficacement les réunions qui adoptent une façon de faire plus hybride.

Vous aussi, pour organiser vos workshops, former vos équipes ou gérer des projets avec un board connecté, misez sur Board !

Si vous souhaitez en savoir davantage, découvrez le webinar de Julien disponible ici :


publié par
Violette
Gougeon
-
Project manager
Après 10 ans de radio et de télévision, Violette met aujourd'hui en lumière les fonctionnalités de la plateforme Klaxoon pour la communauté d’utilisateurs. La création de templates, de tutos fonctionnels et la mise en avant d’usages Klaxoon rythment désormais ses journées.

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