Cas d'usage

Favoriser l'engagement de 1000 collaborateurs avec des actions concrètes

Un template prêt à l'emploi pour commencer à travailler en équipe dès maintenant
PRO

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Partagé par 
Sylvaine Houdy
Caf du Rhône, manager de projets
4/5/22

Sylvaine Houdy est manager de projets à la Caisse d’allocations familiales du Rhône. Elle collabore en transverse avec des équipes pluridisciplinaires qui travaillent majoritairement à distance depuis le premier confinement. La CAF du Rhône compte plus de 1000 collaborateurs. À l’occasion d’un hackathon, Sylvaine cherche le meilleur moyen d’engager les collaborateurs. Elle trouve en Klaxoon l’outil qu’elle recherche. Elle nous explique. 

Sylvaine Houdy

Le challenge : mettre en place des actions pour favoriser l’engagement des collaborateurs

“La démarche participative est nouvelle pour nous ! Nous travaillons majoritairement en distanciel depuis le premier confinement. 

En tant que manager, j'ai rapidement compris que Klaxoon était l'outil adapté pour répondre à ces nouveaux enjeux, car je travaille énormément en transverse. Par exemple, nous avons utilisé Klaxoon lors d'une réunion de transformation de la pratique managériale ou pour un comité de direction partagé avec d'autres organismes. 

citation Sylvaine Houdy - Nous prenons conscience que nous allons tendre vers un modèle hybride de travail dans le futur.

Notre équipe projet constituée de sept personnes a participé à un hackathon organisé par le Lab RH sur le thème de l'engagement. Cinq organismes de la Sécurité sociale étaient sélectionnés : la CPAM, l’Urssaf, la Carsat et la CAF (Haute Garonne et Rhône). Nous avions une semaine par équipe pour développer un prototype de projet sur la problématique suivante : quelles actions peut-on mettre en place pour favoriser l’engagement des collaborateurs ?

Nous avons donc créé le projet “Graines d'idées” et développé notre Board, baptisé “DéBoardons d’idées”. L’idée étant de le tester à la CAF du Rhône, et par la suite au niveau national. 

Board Klaxoon pour favoriser la participation - Sylvaine Houdy Caf Rhone
Le Board initié par Sylvaine pour faire participer tous les collaborateurs.

La solution : lancer un Board Klaxoon pour consulter 1000 collaborateurs à distance 

Le Board “DéBoardons d'idées” a pour objectif de faire participer l'ensemble des 1000 collaborateurs de la CAF du Rhône, même en asynchrone, afin de trouver en équipe une action qui permette de consolider la confiance entre les uns et les autres. 

Tout d’abord, nous avons réalisé un lancement du projet en 30 minutes, avec une présentation du thème et de Klaxoon. Ensuite, nous avons organisé notre projet en quatre étapes : 

1. Une phase d'idéation 

Les 1000 collaborateurs disposaient d’un délai de trois semaines pour soumettre leurs idées - de manière anonyme ou non - sur le Board. Cela s’est fait sur la base du volontariat. Voici des exemples d’idées recueillies lors de cette première phase de brainstorming : créer une chorale, mettre en place des ateliers de cohésion d'équipe, ou encore raccourcir les circuits hiérarchiques. 

2. Une phase de vote 

Pendant la semaine suivante, chacun a pu choisir les idées qui lui semblaient les plus pertinentes. Sur le Board de Klaxoon, en utilisant la fonctionnalité “like” (le petit cœur à attribuer à une idée), il est possible de voter pour autant d'idées qu'on le souhaite, sans pouvoir voter deux fois pour une même idée. Lorsque les votes sont clos, on bascule en vue colonnes pour voir en un clin d'œil l’idée gagnante. Il suffit de trier les idées de la plus ‘likée’ à la moins ‘likée’. 

Le projet ayant recueilli le plus de votes était le suivant : "Apprendre à mieux se connaître au-delà de ses fonctions". L'idée est de proposer un portrait de chaque collaborateur : ses valeurs, son blason, etc.  

Whiteboard Klaxoon sur ordinateur et tablette - participation

3. La gestion du projet plébiscité par l’équipe

Lorsque l'idée est retenue, la personne qui l’a émise rejoint la pépinière. Nous avons lancé un appel à tous les autres et treize personnes se sont portées volontaires pour intégrer l’équipe projet. Le groupe pilote le suivi de projet directement sur le Board “DéBoardons d’idées”, de manière à ce que tout le monde en ait une vision d’ensemble du début jusqu'à la fin. 

4. Les “pépites awards” pour célébrer le succès du travail en équipe 

Une fois que l'idée est mise en place et appliquée, nous avons pour objectif d’installer une plante dans la cafétéria pour symboliser le projet. Le tout sera mis en images sur le Board afin d’impliquer tout le monde, même ceux qui travaillent à distance. 

Nous n'avons plus besoin d'utiliser plusieurs outils ou de faire des restitutions. C’est tout-en-un : on peut tout dérouler du début jusqu’à la fin. 

 Résultat : travailler en équipe à grande échelle devient facile 

Klaxoon a réellement permis de rendre notre projet réalisable, ludique et accessible à tous : 

  • Visuellement, ça nous permet vraiment d’avoir une identité graphique. 
  • Tout le monde peut suivre le projet du début à la fin. 
  • La simplicité de Klaxoon fait que tous les collaborateurs parviennent à utiliser la plateforme, même ceux qui ont plus de difficultés avec les outils informatiques.
  • Pas de limites : l'ensemble des 1000 collaborateurs peuvent émettre leurs idées et voter sur ce Board. Ce que j’apprécie particulièrement, c’est le mode collaboratif du Board, à l’échelle de 1000 personnes ! Et en plus, ça reste facilement lisible.
  • Un seul espace et un seul outil : nous pouvons présenter le projet, émettre nos idées, voter, construire et suivre le projet mais aussi avoir un compte rendu directement sur le Board.

publié par
Violette
Gougeon
-
Project manager
Après 10 ans de radio et de télévision, Violette met aujourd'hui en lumière les fonctionnalités de la plateforme Klaxoon pour la communauté d’utilisateurs. La création de templates, de tutos fonctionnels et la mise en avant d’usages Klaxoon rythment désormais ses journées.

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